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Eventos musicales

Eventos Musicales

2014.09.15

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En este sitio web podrás conseguir contenidos interesantes que te ayudarán a organizar cualquier tipo de celebración, muy especialmente eventos musicales. En este caso, encontrarás información sobre cómo conseguir patrocinadores, proveedores de sonido e iluminación y consejos profesionales para una buena logística.  

Sin duda alguna, organizar un evento de cualquier tipo siempre requiere de una ardua preparación. Además, en el caso de los conciertos, hagas lo que hagas, siempre suelen suscitarse sucesos inesperados que pondrán a prueba tu capacidad de improvisación. Evidentemente, un concierto requiere de una compleja y engranada maquinaria de talento humano. Es la única manera de garantizar la calidad, seguridad, diversión y creatividad del espectáculo.

Existen muchísimos elementos a considerar para realizar un concierto sin morir en el intento. Entre los más destacados se pueden mencionar los siguientes:

Presupuesto y patrocinadores

Conocer el capital inicial con el que cuentas es fundamental para manejar realidades. De no ser suficiente para tus requerimientos, puedes analizar buscar patrocinadores que ayuden a cubrir los planteamientos y la ejecución del concierto. Por ejemplo, una empresa de alquiler de coches puede pagarte por mostrar y distribuir materiales promocionales. Es más, incluso podrías ser más ambicioso y proponerle más adelante hacer un evento de coches tuning que termine en un flamante concierto.

Evidentemente, una de las grandes ventajas del patrocinio es que colaborará a bajar el coste de la entrada e incrementar la cantidad de espectadores.

Para conseguir patrocinadores para tu evento, es necesario que realices una carta explicativa y una presentación para la empresa en cuestión, tener una carpeta institucional donde se incorpore la mayor cantidad posible de información sobre nuestro evento, material adicional y algún plano de exposición comercial en el caso de que los tengas. Es conveniente que anexes informes sobre rentabilidad o de posibles beneficios fiscales que pueda obtener el patrocinador.

Conseguir patrocinio es como realizar una buena venta. Por tanto, tienes que convencer a la organización, con argumentos y bases sólidas, de la factibilidad, exposición de marca y beneficios económicos que pudiera obtener por apoyar el evento.

Producción del evento

Ya conociendo el presupuesto con el que cuentas y el apoyo económico de algún hipotético patrocinador debes elegir, entre varias alternativas preseleccionadas, el lugar definitivo y la fecha del concierto. Dependiendo de tus posibilidades económicas y del estilo musical de tu concierto, debes pensar en un menor o mayor aforo y en otras variables como la acústica del establecimiento o si es abierto o cerrado.  

Igualmente, llegó el momento de que contrates a la empresa que se encargue de instalar todos implementos tecnológicos relacionados a la iluminación, escenografía y sonido, elementos clave en cualquier evento musical. No descuides este factor porque gran parte del resultado de tu evento dependerá de su buen desempeño. Sin duda alguna, la tecnología contribuirá a un mejor performance.

Seguridad y venta de licores

El licor siempre es atractivo para las personas que suelen asistir a este tipo de espectáculos. Los presentes se relajan disfrutando de la música mientras se toman algunos tragos, es evidente que el licor contribuye a que el público entre en ambiente. Sin embargo, es obligatorio que contrates personal de seguridad para que controle situaciones que puedan suscitarse por culpa de los excesos.

Publicidad y marketing

En gran parte, tu concierto será exitoso o no dependiendo de la publicidad y el marketing. Si bien es fundamental que aproveches las ventajas de los banners en algún portal web, redes sociales y otras tecnologías, todavía sigue estando vigente el uso de carteles, volantes, etc.

También, sigue siendo indispensable la elaboración de notas de prensa para informarle a los medios de comunicación sobre el evento. Si quieres ser más ambicioso, incluso podrías convocar a una rueda de prensa, tanto para antes del concierto como para después de finalizado.

Dentro de esta misma fase se encuentra el diseño y elaboración de las entradas e identificar los lugares donde serán distribuidos. Claro está, es conveniente reservar algunos entradas para vender el mismo día en el acceso del establecimiento donde se realice el concierto.

Para finalizar, la organización de un concierto, aunque pueda estar llena de complicaciones y contratiempos, no tiene que ser una tarea imposible, todo lo contrario. Independientemente de tu experiencia, siempre es un alivio contar con el apoyo de una empresa productora propiamente dicha.

Tienes que considerar que independientemente del tamaño de tu concierto, todo evento que pretenda ser exitoso tiene que estar muy bien planificado. De esta forma, hasta los imprevistos pueden ser llevaderos y solventarse rápidamente. Recuerda que sin una planificación adecuada del tiempo, publicidad, producción, permisos y seguridad, correrás el riesgo de perder dinero aunque logres que asista una buena cantidad de público.

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Eres dueño de una empresa o marca y estás buscando notoriedad entre un público meta que esperas se convierta en cliente. Deseas mostrarle a la competencia que has crecido en el mercado y aspira seguir subiendo hacia la cúspide del éxito. Quizás lo que necesitas es organizar eventos musicales para hacerte notar. Si esta idea te parece atractiva y consideras que ayudará a promocionarte como marca te enseñaremos cómo puedes llevar a cabo el evento musical del año.

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Hoy en día, dada la situación económica en la que estamos, hay más compañías, asociaciones, empresas privadas y públicas, eventos sociales o eventos musicales, entre otros, que requieren fondos para llevar a cabo todos los proyectos que tienen pendientes. Debido a que las subvenciones públicas están disminuyendo y cada día más los presupuestos se recortan, la financiación privada en forma de patrocinio ha sido una excelente opción para desarrollar cualquier tipo de proyectos, como por ejemplo en el caso de los eventos inmobiliarios o musicales.

Pero, este hecho también puede afectar a las grandes empresas, debido a que al recibir una gran cantidad de propuestas solicitando patrocinio, son cada día, mucho más meticulosas al momento de seleccionar qué tipo de proyectos irán a patrocinar. Cabe destacar que todas estas empresas parten de la premisa de que dichos proyectos deben adecuarse a sus políticas como empresa. Por esta razón, a continuación te explicaremos cuál es la mejor manera de presentar un proyecto y hacerlo totalmente atractivo para que puedas conseguir un patrocinio con alguna empresa privada.

Crea la mejor propuesta de patrocinio

Debes tener en cuenta que en el mundo del patrocinio de la misma manera que en el mundo real la primera impresión siempre es tomada en consideración, por lo que al momento de crear una presentación del evento musical para el que buscas patrocinio, lo primero que deberás hacer consiste en elaborar una propuesta de patrocinio. Esta propuesta será tu carta de presentación. De modo que a continuación te explicaremos cuáles son los elementos básicos que tendrás que agregar a este documento y qué aspectos serán tomados más en cuenta por los posibles patrocinadores:

  • Presentación de la entidad. ¿Quiénes son? ¿Cuándo empiezan? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Qué hacen? en el caso de los eventos musicales, ¿qué tipo de música tocan?, entre otros aspectos
  • Proyecto concreto. ¿En qué consiste? ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto y su finalidad? Por ejemplo, si se planean excursiones de turismo aventura, ¿En qué ubicación se realizará?
  • Necesidades. ¿Por qué necesitan patrocinadores? ¿Qué necesitan de ellos? Es importante que intenten desglosar al máximo el presupuesto, incluyendo también las necesidades de materiales. ¿Por qué hacer esto?
    • Podrás conseguir diversos patrocinadores que estén muy interesados en financiar una parte del proyecto, sea un evento musical o de cualquier otra clase, sin embargo, no podrán asumir el coste total del mismo. De este modo, aportando una cantidad concreta sabrá que está contribuyendo en algo concreto del proyecto o evento, por lo que sabrá con exactitud en qué colaborará.
    • También podría suceder que el posible patrocinador posea los materiales que vayas a necesitar en stock o vaya a renovarlos y los pueda otorgar, por lo que se podría dar lugar a un patrocinio en especie.
  • Contrapartidas. Es importante que puedas explicar cuáles son las contraprestaciones que vas a ofrecer, como por ejemplo, difusión, publicidad, desgravaciones fiscales, entre otros.

Por tanto, los aspectos más importantes al momento de elaborar una buena propuesta de patrocinio son los siguientes:

  • Tener un lenguaje claro y conciso. Debes tener en cuenta que una empresa privada puede recibir cada semana mucho más de 20 propuestas de este estilo, por lo que no tienen el tiempo necesario de leer todo con detenimiento.
  • Relacionado con el aspecto anterior, es importante que intentes que la propuesta de patrocinio posea únicamente la información que consideres fundamental y necesaria.
  • Te recomendamos que uses un tipo de letra legible y también que utilices las negritas, con la finalidad de resaltar los aspectos más importantes del documento.
  • Es preferible que incluyas imágenes para que la lectura sea mucho más amena. Estas imágenes tienen que decir algo y que ayuden a esclarecer lo que estamos contando.
  • Originalidad y creatividad en la forma, presentación, formato o soporte. Debes tener en cuenta que mientra más llame la atención la propuesta, existen más posibilidades hay de que tenga respuesta.
  • No olvides que el documento también debe llamar la atención por sí sólo. Esto podrás conseguirlo con un buen diseño que hará que tu propuesta sea más atractiva. En internet podrás encontrar algunas referencias, e incluso algunas ofertas online para hacerlo.

Una vez que tengas listo el material, lo siguiente que deberás hacer es elaborar la estrategia a seguir para enviar el documento. Puedes hacer una pequeña investigación para que puedas ver qué empresas serán mucho más afines a tus valores y al evento que quieras ofrecer. Por ejemplo, si ofreces eventos musicales o viajes destinos orientales, o exóticos, es importante que las empresas que escojas suelan patrocinar este tipo de actividades.

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Obtener patrocinadores o sponsors para eventos musicales no es totalmente sencillo.  Para cualquier clase de evento musical, sea profesional o amateur resulta fundamental tener el apoyo de sponsors o patrocinadores, lo que permitirá según el caso, obtener dinero o a lo sumo desquitar gran parte de los gastos de la organización del mismo. Es por ello que, a continuación te brindaremos algunas ideas útiles para lograr dicho objetivo.

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